QUẢN TRỊ NĂNG SUẤT
Kiến thức, kinh nghiệm quản trị năng suất trong doanh nghiệp số
Bạn đang cân nhắc sử dụng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu chi tiết về ERP trong bài viết dưới đây.
- Phần mềm ERP là gì?
ERP (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
2. Đặc trưng của phần mềm ERP
Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:
1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.
3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Bởi lẽ tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.
ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu nữa. Bất cứ khi nào muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.
ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.
Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.
ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.
ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp thành dòng cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.
Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
ERP tạo ra một mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
4. Hạn chế của phần mềm ERP
Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến cho rằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 – khi công nghệ đang cải tiến liên tục và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận.
ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (ít nhất là 30.000 $ – dựa trên báo giá của các nhà cung cấp). Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP mà không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng. Chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.
Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định.
Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng khi quyết định sử dụng ERP hay không.
ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh nghiệp. Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp. Công đoạn này yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp. Vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ thống. Về việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có nhiều ý kiến trái chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vận hành của cả một bộ máy doanh nghiệp.
ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERP hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Cũng phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động. Nhà quản trị doanh nghiệp không được phép liều mình với ERP, bởi cái giá phải trả nếu giải pháp này không phù hợp là quá lớn: doanh nghiệp bị “chết” trong suốt quãng thời gian dài.
ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực – như tài chính – và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác. Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong kỷ nguyên 4.0. Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
Trong khi có, các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại không ngừng cải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng. Họ cũng sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ 24/7, chứ không phải như với ERP – doanh nghiệp mua một hệ thống về và phải tự tìm cách xoay sở với nó.
5. Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
- Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
- Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.
Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và / hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
6. Một vài doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã đủ khả năng tự thiết kế những phần mềm ERP “thuần Việt” như BRAVO, ERPViet, Amis.vn, MyERP,…
Một trong những thế mạnh hiển nhiên của các phần mềm ERP trong nước là có quy trình xử lý tài chính – kế toán tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, cũng như cập nhật kịp thời và nhanh chóng những thay đổi liên tục của các thông tư, quyết định, hướng dẫn,… trong nước.
7. Về các phần mềm chuyên biệt – giải pháp thay thế của ERP
Khi giải pháp ERP trở nên lỗi thời trước những bước tiến vượt bậc của công nghệ, những phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực trong doanh nghiệp đã nhanh chóng thay thế và chiếm lĩnh thị trường. Chúng tiết kiệm chi phí, nhỏ gọn, tân tiến và linh hoạt hơn ERP rất nhiều khi áp dụng vào thực tế vận hành doanh nghiệp.
Rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn giải pháp thay thế này. Thay vì tiêu tốn nguồn chi phí khổng lồ cho một hệ thống cồng kềnh vừa thừa vừa thiếu, doanh nghiệp chỉ lựa chọn sử dụng những phần mềm chuyên biệt mà họ thực sự cần. Những phần mềm này được thiết kế ra để phục vụ một và chỉ một nghiệp vụ nhất định, nên chúng sở hữu nhiều tính năng chuyên sâu và hỗ trợ hiệu quả. Đặc biệt, mua một bộ các phần mềm chuyên biệt vẫn rẻ hơn nhiều so với một hệ thống ERP.
Nếu như ERP đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian để set up và chạy thử, thì các phần mềm chuyên biệt lại chỉ mất từ 1-2 ngày là doanh nghiệp đã sở hữu bộ dữ liệu hoàn chỉnh và nhân viên đã có thể sử dụng thành thạo rồi. Song song với việc tiến hành set up một phần mềm, các phòng ban / bộ phận khác vẫn hoạt động hiệu quả bình thường. Theo đó, doanh nghiệp có thể lần lượt triển khai từng phần mềm để không làm gián đoạn tiến độ vận hành chung của doanh nghiệp.
